La commune de Fos sur mer recrute par voie statutaire (mutation, détachement) ou contractuelle

 

Un Agent d’accueil et d’instruction Auprès du Service Proximité Elus Citoyens

Cadre d’emplois des Adjoints Administratifs

H/F

 

 

L’agent d’accueil et d’instruction auprès du service proximité élus citoyens assure le secrétariat courant des élus municipaux sur les aspects administratifs, organisationnels et d’échanges avec l’extérieur.

 

ENVIRONNEMENT DU POSTE

Le service « Proximité Elus Citoyens » assure l’accueil ainsi que le secrétariat des élus municipaux en leur apportant une aide permanente dans l’exercice de leurs fonctions.

Il a pour mission de rédiger les courriers de réponses aux sollicitations d’administrés, de partenaires, d’organiser les agendas des élus, de veiller à la cohérence de ceux-ci et de dispatcher l’information transverse en direction des services et en provenance de ces derniers.

 

ACTIVITES ET TACHES DU TITULAIRE DU POSTE

·         Accueil du public

-          Accueil physique : Apporter tout renseignement souhaité en fonction des demandes formulées, orienter les personnes sur les bons interlocuteurs, relayer les demandes auprès des destinataires concernés.

-          Accueil téléphonique : noter les informations transmises, donner les primo renseignements, transmettre les messages laissés, orienter les appels vers les bons interlocuteurs

·         Gestion des agendas

-          Planifier et communiquer les convocations pour des réunions de travail ou rendez-vous du Maire et des élus en recueillant les confirmations de présence

-          noter les rendez-vous et préparer les éléments nécessaires

-          Suivre et mettre à jour au fil de l’eau les agendas des élus en recherchant toutes précisions utiles sur les rendez-vous programmés

-          enregistrer et traiter les invitations externes (présences, excuses, représentations) et obtenir toutes précisions utiles aux élus

-          contribuer à l’organisation les déplacements des élus en réservant les titres de transport, l’hébergement et l’emploi du temps correspondant

-          Assurer le lien avec les collectivités partenaires (métropole, département, etc…) pour les élus siégeant dans leurs instances représentatives,

-          Participer à l’instruction des réservations de salles de réunion sur demandes des services dans les agendas web respectifs,

·         Gestion administrative

-          Préparer les dossiers et éléments d’information nécessaires aux rendez-vous des élus  et instruire les suites à donner en lien avec les services ou autres personnes intéressées

-          Mettre à jour régulièrement les données du logiciel de Gestion des Relations Citoyens

-          Saisir et transmettre les messages reçus selon leur destinataire (demandes de rendez-vous, d’informations diverses utiles au service et aux élus) en vérifier la validité et obtenir des précisions sur les informations traitées

-          assurer le suivi des parapheurs : dispatching selon les délégations, signatures urgentes, retour dans les services

-          Assurer la rédaction et la frappe de correspondances et documents concernant le service, en assurer l’adressage, le classement et l’archivage,

-          Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes

-          Polyvalence obligatoire avec les autres agents d’accueil et d’instruction du service afin de garantir la continuité et l’efficacité du service en cas d’absence de l’un(e) ou de l’autre

-          Participer ponctuellement à l’organisation et au déroulement de manifestations protocolaires d’importance

 

CONTRAINTES

Horaires de bureau du lundi au vendredi soumis à la badgeuse

Congés à poser en fonction des besoins du service et en accord avec les autres agents.

 

PROFIL RECHERCHE

 

CONNAISSANCES ET TECHNIQUES REQUISES

Niveau  BTS assistant de manager ou formation  équivalente

L'accès indirect est possible avec des formations de niveaux V et IV (BEPC, CAP sténodactylo, Bac professionnel) lorsqu'elles sont complétées par une expérience confirmée de plusieurs années dans les techniques du secrétariat

Maîtrise des techniques de secrétariat

Maîtrise des outils téléphoniques et informatiques : Word, Excel, lotus, GRC,

Connaissance du milieu institutionnel et politique, des collectivités territoriales et de l’organisation administrative de la collectivité

 

QUALITES PERSONNELLES

Sens de l’organisation et des priorités

Aptitude à la communication, sens de l’écoute et de l’accueil

Aptitudes rédactionnelles avérées

Esprit d’initiative, Anticipation, organisation, respect des délais,  discernement

Disponibilité, autonomie et forte capacité d’adaptation

Discrétion et retenue

Excellente aptitude au travail en équipe

 

REMUNERATION :

Poste à temps complet : 35 heures

Statutaire + primes hiver et été (950€ bruts) + participation mutuelle et prévoyance

 

Adresser lettre de motivation et CV à :

M. le Maire - Direction des ressources humaines -

Hôtel de Ville - BP 5 - 13771 FOS SUR MER CEDEX

 

Par mail : fos.recrutement@mairie-fos-sur-mer.fr

Renseignements complémentaires : Madame Isabelle FELIPO Chef  de Cabinet au 04.42.47.70.09

Date limite de candidature : 30 septembre  2019

Le jury de recrutement se déroulera début octobre